Willst du möglichst wenig Probleme? Arbeite in der Cloud! Ein klassischer Fall ist hier zum Beispiel G-Suite von Google. Oder ein webbasiertes Maklerverwaltungsprogramm wie insurgo. Cloud-Dienste speichern Daten dezentral im Web – und du kannst von überall darauf zugreifen. Wer hingegen noch in alter Manier einen Server im Büro hat, welcher nicht wirklich an die Außenwelt angeschlossen ist, wird die Probleme recht bald zu spüren bekommen...Natürlich werden wir jetzt nicht innerhalb kürzester Zeit die gesamte überalterte Infrastruktur umstellen können. Deshalb gilt es zuerst einmal, sich auf einfache und effektive Maßnahmen zu fokussieren, die kurzfristige Erfolge bringen.Wie das konkret aussehen kann – und worauf ich persönlich setzte– das kannst du nun alles lesen.
Eine einfache und schnelle Lösung ist der Einsatz von Remote-Desktop-Software. Diese ermöglicht dir den Fernzugriff auf deinen Arbeitsplatz. Bewährte Programme sind hier TeamViewer oder anydesk. Anydesk habe ich persönlich kurzfristig mit verschiedenen Kunden umgesetzt – und die sind alle hoch zufrieden. Denn das ganze ist sicher, verlässlich und kostengünstig.
Aufgrund der aktuellen Situation findet auch die Beratung nicht mehr gemeinsam mit dem Kunden vor Ort statt – sondern via Telefon. Oder noch besser: mittels Web-Meeting. Kundenberatung und -service trotz CoronaHier eignet sich Google Meet, join.me oder die Branchenlösung flexperto. Bei diesen Programmen kommen wir virtuell mit dem Kunden zusammen (mittels Video). Zudem können wir gleichzeitig auch noch unseren Bildschirm freigeben bzw. „teilen“, so dass man sehr einfach Dokumente, Schaubilder und andere Unterlagen sehen und besprechen kann. Der Kunde sieht in dem Moment genau das, was du siehst. Du kannst ihn also detailliert durch das Dokument führen und sogar Sachen markieren etc. .
Der Vertragsabschluss mit Papier und Stift ist ohnehin fast schon aus der Mode gekommen. Denn solche Verträge nehmen viel zu viel Platz weg in Ordnern und Regalen – und brauchen auch viel zu lange um gefunden zu werden. All diese Probleme bieten digitale Verträge nicht.Daher ist jetzt die Zeit, die digitale Unterschrift in unserer Branche weiter voranzutreiben. Dafür bereitest du einfach das betreffende Dokument als PDF vor, und sendest einen Zugangslink an den Kunden. Dieser kann schnell und unkompliziert mittels Smartphone unterschreiben. Auch hier kannst du auf flexperto setzen, denn dort ist ein Unterschriften-Tool integriert. Als alleinstehende Lösung ist meiner Meinung nach Adobe sign von Adobe sehr zu empfehlen.
Um dich im Team gut abzustimmen wählst du am besten Google Meet oder Microsoft Teams. Beide Programme erlauben dir, sich mit Bild und Sprache austauschen. Das kann ja auch nach dem Feierabend weitergehen – und man kann es ja mal ausprobieren, digital ein Bier miteinander zu trinken. Wer weniger Technik griffbereit hat, telefoniert mit dem Kollegen.
Auch hier zuerst einmal die Ideal-Lösung: eine voice over IP Anlage in der Cloud. Damit hast du maximale Flexibilität und kannst von überall aus telefonieren. Für deinen Kunden ist es, als würdest du von deinem Büro aus anrufen – und deine private Nummer dringt nicht nach außen. Wenn du im ganzen Thema noch nicht soweit bist, dann richte dir einfach eine Weiterleitung von dem Firmen Festnetztelefon auf dein Smartphone ein.
Und was machen mit Briefen und Dokumenten, die nicht im Homeoffice landen – sondern im Briefschlitz des Büros? Schon seit über fünf Jahren nutze ich hierfür Dropscan. Deshalb habe ich bei der Deutschen Post eine Brief-Weiterleitung eingerichtet. Meine Post wird direkt an einen professionellen Scan-Dienstleister geleitet, der mir verlässlich meine Post digitalisiert. So kann ich jederzeit und von überall auf der Welt drauf zugreifen.
Home Office ist nicht für alle so einfach umzusetzen. Viele tun sich besonders schwer mit möglichen Ablenkungen. Denn diese sind in den eigenen vier Wänden besonders präsent. Mir helfen dabei immer folgende Punkte:- Arbeits-Look. Gescheit Anziehen und auch die Frisur richten sorgt für ein gutes Arbeitsfeeling.- Fester Platz. Richte dir einen kleinen Arbeitsplatz ein, der dir auch das Gefühl vom Arbeiten vermittelt. Also nicht das Sofa.- Alles mit Maß und Ziel. Entwickle jeden Tag eine klare Zielsetzung für den Arbeitstag. Schreibe dafür einzelne Punkte auf, die du Stück für Stück abarbeitest.- Frische Luft. Öffne regelmäßig das Fenster zum Lüften.- Aufstehen. Es empfiehlt sich, einmal pro Stunde mindestens aufzustehen und sich etwas zu bewegen. Idealerweise dabei Fenster öffnen. Das sorgt gleich doppelt für einen frischen Kopf.- Regelmäßige Pausen. Neben den kleinen Pausen zum Aufstehen solltest du regelmäßig auch längere Pausen einlegen. So schaffst du mehr und kannst deine Konzentration den ganzen Tag hochhalten.
