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Geschäftsprozesse systematisch digitalisieren + automatisieren = Workflows

Workflows

Erfolgreiche Unternehmen auf Wachstumskurs haben eins gemeinsam: Standardisierung und Automatisierung von Prozessen. Es gibt kein erfolgreiches Unternehmen, egal welcher Größe, am Markt, bei dem die Chefin oder der Chef in jedem einzelnen Prozess die Finger im Spiel hat. Das ist der Erfolgsfaktor Nummer 1.

Prozesse dienen Deinem Unternehmenserfolg.

Das Anlegen von Prozessen hilft Dir dabei 4 entscheidende Kernziele in Deinem Unternehmen zu erreichen:

  1. Dein Unternehmen soll in seinen Grundfunktionalitäten nicht von Dir abhängig sein, sondern kann durch Dein Team am Laufen gehalten werden. 
  2. Du möchtest all Deinen Kunden, egal ob neu oder Bestand, einen gleichbleibend hohen Qualitätsstandard bieten können.
  3. Das Wissen ist nicht nur in den Köpfen Deiner Mitarbeiter, sondern in Deiner Hand, wenn es dokumentiert ist.
  4. Wenn Du Prozesse definierst, hast Du im nächsten Schritt die Möglichkeit diese zu automatisieren.

Wie machst Du das in der Praxis?

Dafür gibt es 2 Erfolgsfaktoren, die Du zwingend beachten darfst:

  1. Du musst eine Bestandsaufnahme Deiner bestehenden Prozesse, ähnlich einer Inventur, machen. Du musst Dir einen Überblick verschaffen, was überhaupt gerade in Deinem Unternehmen Prozessseitig passiert.

    Diese Inventur machst Du in Deinem Unternehmenshandbuch. Wir haben dafür Vorlagen, Strukturen, Herangehensweisen und Methoden entwickelt, um dieses Thema deutlich schneller mit Dir umzusetzen.

  2. Aufbauend auf Punkt A können wir dann entscheiden, welche Prozesse sich in Deinem Unternehmen mit den entsprechenden Tools und der richtigen Software automatisieren lassen.

    Du brauchst also erst eine Prozesskette mit den einzelnen Prozessschritten, um dann sehen zu können, welche Elemente sich automatisieren lassen.

Konkretes Beispiel aus dem Innendienst 

In unserem Maklerverwaltungsprogramm Insurgo haben wir verschiedene Workflows entwickelt, die zum Beispiel beim Thema Dokumentenverarbeitung alle Schritte von der Abholung der Dokumente über die Verarbeitung durch die KI (Künstliche Intelligenz), die Übertragung ins Maklerverwaltungsprogramm, die Ablage im passenden Vertrag bis hin zur Dokumentenfreigabe in unserer Kundenapp automatisch durchführt.

Beispiel automatisierte Geburtstagsemails

Du weißt, dass jeder Touchpoint mit Deinen Kunden zählt. Wenn Du all Deinen Kunden an ihrem Geburtstag zumindest eine personalisierte Email mit ein paar netten Worten schickst, dann bist Du vielen Mitbewerbern bereits weit voraus. Und auch hierfür gibt es einen Workflow, bei dem wir jeden einzelnen Prozessschritt automatisiert haben.

Ich weiß, wir haben über das Thema Prozesse schon oft gesprochen und sicherlich kennst Du Dich auch schon aus. Aber kannst Du die Punkte in meiner Checkliste wirklich alle abhaken?

⬜ Unternehmenshandbuch in digitaler Form existiert

⬜ alle Bestandsprozesse sind dokumentiert

⬜ mein Unternehmen ist in seinen Grundfunktionalitäten nicht von mir abhängig

⬜ all meine Kunden bekommen einen gleichbleibend hohen Qualitätsstandard

⬜ das Wissen in meinem Unternehmen ist dokumentiert

So eine Checkliste enthüllt schnell die nackte Wahrheit, die bei viel zu vielen Maklerfirmen immer noch Realität ist: Prozesse werden nicht dokumentiert, Prozessschritte sind nicht definiert und deshalb bist Du nicht in der Lage Deine Geschäftsprozesse systematisch zu digitalisieren und zu automatisieren. Das kannst Du ändern!

Hier klicken und Termin für Erstberatung anfragen

Und weil wir gerade beim Thema sind...

“Ich habe keine Zeit.”

Vielleicht hast Du an der ein oder anderen Stelle diesen Satz auch schon einmal ausgesprochen. Oder Du hast Dich eventuell auch schon sagen hören “Mein Tag bräuchte eigentlich 48 Stunden.”

Aus meiner Sicht sind solche Aussagen Blödsinn. Wir alle haben die gleichen 24 Stunden pro Tag. Die Kunst ist es aber, daraus das Beste zu machen oder eben das Meiste herauszuholen. Die einen können mit den gegebenen 24 Stunden gut wirtschaften, die anderen kommen damit weniger gut zurecht. Solltest Du zu letzteren gehören, dann ist die große Frage, was Du verbessern kannst. Was machst Du mit Deinen 24 Stunden?

Der erste Ansatzpunkt, ist Dir mehr Freiräume in Deinem Unternehmen zu schaffen. Wie gelingt Dir das:

  • Du delegierst mehr Aufgaben, dann hast Du automatisch mehr Zeit.
  • Du steigerst Deinen Umsatz. Mehr Geld bedeutet mehr Freiheit.
  • Du strukturierst und automatisierst Deine Prozesse, dann nimmt Dir Deine Technik die Arbeit ab.
  • Du gibst Deinen Mitarbeitern mehr Verantwortung.

Ich kann Dir noch hunderte weitere Ansätze liefern, wie Du Deine unternehmerische Freiheit auf- und ausbaust. Lass uns gern in einer gemeinsamen Potenzialanalyse herausfinden, wie Du Deine Zeit zurück gewinnst. 

Hier klicken und Termin für Potenzialanalyse vereinbaren

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