7 wirklich einfache Tipps für besseres Zeitmanagement

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Zeit ist Geld. Wir alle kennen den Spruch und trotzdem fällt mir immer wieder auf, dass zwar alle sagen sie hätten keine Zeit, aber dann sind die Kalender vollgestopft mit allem möglichen, nur nicht mit den Sachen, die Dich wirklich weiter bringen. In Terminen mit Screensharing sehe ich ganz oft, dass die Kalender voll sind mit internen Abstimmungen, Meetings und Blocks für Administratives. Was ich dafür nicht sehe, sind die Art von Termine, die Umsatz bringen, Wachstum fördern usw. Deshalb hier meine 7 Tipps für ein besseres Zeitmanagement, die ich selbst täglich anwende und nutze.

7 wirklich einfache Tipps für besseres Zeitmanagement

1. Zeitplan & Fokus schaffen
Plane Dir Deinen Tag direkt am Morgen einmal konsequent durch und Du wirst sehen es lässt sich viel fokussierter arbeiten. Natürlich kann immer mal was dazwischen kommen. Aber wenn Du Dir ein klares Ziel steckst, was Du an diesem Tag erreichen oder abarbeiten willst, geht es viel leichter von der Hand.

Bonus-Tipp: Einfache Tools wie die Eisenhower-Matrix helfen Dir dabei Dich und Deine täglichen Aufgaben zu organisieren und fokussieren.

2. Notizen machen
Mir schwirren am Tag unzählige Aufgaben, Ideen und Informationen durch den Kopf, die ich alle nicht vergessen will. Also schreibe ich sie mir auf. Natürlich online, zentral an einem Ort, damit ich sie immer zur Hand habe und gerade die Umsetzung meiner Ideen kontinuierlich angehen kann.

3. Prioritäten festlegen
Anstatt an verschiedenen Stellen anzufangen und überall nicht weiterzukommen, lege ich mir jeden Tag ganz klar eine Abarbeitungsreihenfolge fest. So kann ich strukturiert meine Aufgaben abarbeiten und sicherstellen, dass nichts vergessen wird.

Bonus-Tipp: Die Sachen, wo jemand in meinem Team auf meine Zuarbeit z.B. in Form von Infos oder Entscheidungen wartet, bekommen immer die höchste Priorität.

4. Entscheidungen treffen
Wenn Du Entscheidungen hinauszögerst, kommt es automatisch auch zu einem Aufschub der damit verbundenen Aufgaben. Das führt zu unnötigem Zeitdruck. Deshalb sind schnelle und trotzdem wohlüberlegte Entscheidungen gefragt.

5. Große Aufgaben teilen
Wenn eine Aufgabe so groß ist, dass Du schon von vornherein das Gefühl hast, dass Du sie nicht schaffst, dann unterteile diese Aufgabe in kleinere, leichter bewältigbare Teilaufgaben. Nennt sich übrigens Salamitaktik. Die schneidest Du ja auch in Scheiben und versuchst sie nicht im Ganzen herunter zu schlingen.

4. Abschotten
Um fokussiert arbeiten zu können, muss ich mich regelmäßig abschotten. Das heißt Handy stummschalten, Benachrichtigungen abstellen, keine Emails lesen etc. Einfach mal für eine Stunde jegliche Ablenkung eliminieren und Du wirst sehen, wie viel Du schaffen kannst.

5. Nein sagen & delegieren
Das Zauberwort gegen Stress ist Nein. Wenn Du keine Kapazitäten mehr hast, dann musst Du lernen Nein zu sagen, ansonsten gehst Du im Stress unter. Die Aufgaben, die Du nicht persönlich machen musst, musst Du delegieren.

Bonus-Tipp: Perfektionismus bremst. Die 100% gibt es nicht also verschwende Deine Zeit nicht damit zu versuchen sie zu erreichen. Wenn Du das verstanden hast, fällt Dir das delegieren auch einfacher.

Es gibt im Alltag unzählige Zeitfresser, die hauptsächlich daher rühren, dass es kein oder nur ein schlechtes System gibt, Prozesse nicht richtig laufen bzw. noch viel zu manuell sind und weil es aufgrund mangelnder Dokumentation immer wieder zu einem unnötigen Abstimmungsaufwand im Team kommt.

Auch hier heißt die einzig richtige Lösung digitalisieren und automatisieren. Dabei hilft Dir vor allem Punkt 4: Entscheidungen treffen 😉

Aufgaben- und Projektmanagement

Auch wenn es um die Themen Aufgaben- und Projektmanagement geht, ist das eigene Zeitmanagement entscheidend. Man baut sich über die Zeit immer einen riesigen Backlog auf. Damit sind all die Themen gemeint, die man mal irgendwie machen wollte, die einem wichtig sind, die Mitarbeiter/innen sich gewünscht haben, Kundenwünsche und so weiter. Meist entsteht so ein Backlog in Form von Listen, weil einem solche Sachen in dem Moment ganz ganz wichtig erscheinen, weshalb man sie aufschreibt. Gleichzeitig sind die Dinge, die man sich da aufschreibt, aber zu komplex, um sie direkt zu erledigen.

Genau diese Listen, also Deinen persönlichen Backlog, musst Du regelmäßig durchgehen und radikal alles wegstreichen, was nicht mehr wichtig ist. Es bringt nichts solche Listen immer weiter aufzubauen und immer größer werden zu lassen, denn das erzeugt zum einen das Gefühl, dass man überhaupt nicht voran kommt. Und zum anderen ist man am Ende nur noch damit beschäftigt diese Listen zu pflegen, zu sortieren etc. und man weiß gar nicht wo man anfangen soll.

Dieses Durcheinander und Chaos hemmt Deine Produktivität und wirkt sich negativ auf Deine Motivation aus. So ein Backlog ist wie ein Keller oder Abstellraum, in den man immer wieder irgendwas reinstellt, was man meint nochmal zu brauchen, aber eigentlich zieht man da nie wieder etwas Sinnvolles raus.

Also ganz wichtig: immer wieder Ordnung schaffen! Und mal ganz ehrlich, wenn die Themen wirklich so wichtig sind, dann kommen sie automatisch wieder auf Deinen Tisch, weil sie eine hohe Relevanz haben. Du kannst also nichts falsch machen. Im Gegenteil, wenn Du einfach mal großzügig den Rotstift ansetzt, alles wegstreichst, was eigentlich nicht mehr wichtig ist, dann hast Du schon allein damit viel erreicht und dann fällt es Dir auch wieder einfacher die Dinge anzugehen und die wirklich wichtigen Aufgaben abzuarbeiten.

Struktur und Selbstmanagement sind unheimlich wichtig, um Deine Ziele - egal ob beruflich oder privat - nicht aus den Augen zu verlieren. Dabei helfen Dir Projektmanagement-Tools, ein intuitives Maklerhandbuch und kollaborative Cloud-Dienste.

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