738 überfällige Aufgaben und offene Vorgänge

Inhaltverzeichnis

Eins ist klar: 738 überfällige Aufgaben und offene Vorgänge sind viel zu viel. Das ist übrigens keine fiktive Zahl, sondern genau die Anzahl, vor der mein Kunde und ich neulich im Termin saßen.

Allen ist klar, dass diese Zahl an überfälligen Aufgaben und offenen Vorgängen viel zu hoch ist. In der Praxis zeigt sich das daran, dass im Büro überhaupt nichts mehr vorwärts geht. Die Mitarbeiter wissen nicht, wo sie anfangen sollen. Die Aufgaben werden von Tag zu Tag und von Woche zu Woche weitergeschoben. In dem ganzen Durcheinander, weiß niemand, welche Aufgaben Priorität haben, welche Aufgabe also als nächstes bearbeitet werden soll. Alle sind nur noch mit der Verwaltung der Aufgaben, aber nicht mit der Umsetzung, also dem Erledigen beschäftigt. Im Ergebnis geht nichts mehr voran, die Mitarbeiter sind unzufrieden. Die Führungskräfte sind überfordert und unzufrieden mit den Mitarbeitern. 

Aufräumen!

Die einzige Lösung, die es hier gibt, heißt Aufräumen. Dafür sind folgende 3 Schritte notwendig:

  1. Klare Regeln definieren, wie wir mit Aufgaben bzw. Vorgängen umgehen. Ganz konkret:
    a) Wann ist eine Aufgabe oder ein Vorgang überhaupt notwendig?
    b) Wer ist dafür verantwortlich?
    c) Innerhalb welcher Fristen müssen Aufgaben erledigt werden (Fälligkeit)?
    d) Wie werden die Aufgaben priorisiert (niedrig, normal, hoch)?
  2. Diese klar definierten Regeln müssen zentral und für alle Mitarbeiter zugänglich im Unternehmenshandbuch dokumentiert sein.
  3. Du musst aufräumen! Wenn Du einen vollgemüllten Keller hast, bringt es nichts, immer noch eine Sache oben drauf zu legen. Du musst Dir die Zeit nehmen und ausmisten. Du musst die Aufgaben durchgehen und radikale Entscheidungen treffen.

Aus der Paxis

Was ich bei den Kolleginnen und Kollegen in den Aufgaben sehe, sind teilweise Vorgänge, die schon mehrere Jahre (!) alt sind. Da kann man mir erzählen, was man möchte, für solche Aufgaben gibt es nur eine Lösung: Als erledigt markieren ✅

Andere Beispiele: Es wurden Angebote verschickt und die Kunden reagieren seit Monaten nicht - Aufgabe schließen. Kunde zum Jahresgespräch einladen, der Kunde ist aber seit sechs Monaten nicht zu erreichen - Aufgabe schließen. Es wurden zu einem Vorgang bereits drei E-Mails geschickt, ohne Rückmeldung - Aufgabe schließen. 

Es hilft nur eins: Aufräumen! Das schaffst Du, indem Du 1. klare Regeln festlegst und 2. radikal ausmistest. Dann hast Du eine Leichtigkeit drin und es funktioniert im Unternehmen wieder. Du gelangst zurück auf ein Niveau von Aufgaben, mit denen Du jeden Tag angenehm arbeiten kannst und Du aber auch noch Freiraum hast für andere Themen.

Hast Du ein Unternehmenshandbuch?

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Tool der Woche: Flixcheck


Flixcheck kennst Du vielleicht schon, aber dieses Tools ist für Deinen Arbeitsalltag einfach unheimlich wertvoll und noch längst nicht bei allen im Einsatz bzw. wird es nicht ausreichend genutzt.

Ganz kurz: Was ist Flixcheck?
Flixcheck ist ein Onlinetool, mit dem Du ganz einfach Daten online bei Deinen Kunden abfragen kannst. Typische Anwendungsbeispiele:

  • Jahresmeldung zur Betriebshaftpflichtversicherung
  • Schadenmeldung für Wohngebäude
  • Unterschrift für Lebensversicherungsantrag 
  • Jahrescheck Privatkunden
  • Fragebogen für BU-Versicherung

Das sind nur einige Beispiele, es gibt hunderte Anwendungsmöglichkeiten für Flixcheck. Das Tool sorgt für extrem hohe Kundenzufriedenheit, sehr schnelle Antwortraten, Du kannst damit Deine Prozesse vereinfachen und gleichzeitig beim Kunden als digitaler, moderner Dienstleister punkten. 

Hier kannst Du Flixcheck kostenlos testen (anklicken) →

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