Wie sieht die Lohnabrechnung denn typischerweise bei Dir im Maklerbüro aus. Das Thema verwaltet bei Dir höchstwahrscheinlich Dein Lohnsteuerbüro und das ist grundsätzlich auch nicht schlecht. Trotzdem entsteht bei Dir ein nicht unerheblicher Aufwand: jeden Monat musst Du Deinem Steuerbüro per E-Mail einzeln oder in Listen mitteilen, wer z.B. krankheitsbedingt abwesend war, Du musst die entsprechenden Krankenscheine übermitteln, damit Dein Lohnsteuerbüro die Informationen an die einzelnen Krankenkassen weiterleiten kann usw. Eventuell hast Du auch Mitarbeiter mit variablen Gehaltsbestandteilen z.B. im Vertrieb. Hier entsteht Dir auch wieder ein regelmäßiger Meldeaufwand, weil Du Deinem Lohnsteuerbüro auch hier wieder die entsprechenden Werte übermitteln musst. Der Aufwand mag bei einem Vertriebsmitarbeiter noch überschaubar sein, bei 5, 10 oder 30 Mitarbeitern hast Du schon wieder riesige Listen, die Du pflegen musst.
Und alles wird doppelt und dreifach gepflegt: Du tippst die ganzen Infos in Deine Listen ein und Dein Lohnsteuerbüro macht dasselbe dann nochmal um die Daten in ihr System zu bekommen. Das kostet Dich nicht nur Zeit, sondern auch Geld, weil sich Dein Lohnsteuerbüro diesen ganzen Aufwand natürlich auch bezahlen lässt. Wenn die ganzen Daten übermittelt und eingepflegt sind, dann kommen natürlich noch die Rückfragen per E-Mail und Telefon und wenn dann endlich alles passt, musst Du die Lohnabrechnungen Deiner Mitarbeiter noch drucken, eintüten und verteilen.
Diesen ganzen Prozess kannst Du mittels digitaler Lösungen vereinfachen und Deinen Aufwand spürbar minimieren. Welche Lösung Du dafür wählst hängt davon ab, ob Du das Thema Lohnabrechnung inhouse, also selbst, regeln willst oder ob Du Dir dafür lieber einen externen Dienstleister nehmen willst. In beiden Fällen bleibt Dir aber immer das Thema Daten- bzw. Informationsübertragung, das Du automatisieren musst.
1. Du nutzt ein Online-Tool in das Du die ganzen Meldungen wie Abwesenheiten, Provisionen etc. einträgst und daraus werden automatisch die Lohnabrechnungen generiert. Besonders effizient funktioniert das mit den Krankheits- bzw. Urlaubstagen wenn Deine Mitarbeiter diese Informationen gleich selbst in das Tool eintragen können. Die Daten werden nach Deiner Prüfung und Freigabe automatisch für die Lohnabrechnung übermittelt, sodass die ganze doppelte Dateneingabe und -weitergabe an Dritte komplett entfällt.
2. Du nutzt ein digitales HR-Tool. Abhängig von Deiner Unternehmensgröße und Deinem Geschäftsmodell macht es eventuell Sinn Deinen Mitarbeitern einen Online-Zugang zu einem digitalen Personalverwaltungssystem zu ermöglichen. Darüber werden dann direkt alle Meldungen zu Abwesenheiten, Provisionen etc. sowie die Lohnabrechnung gesteuert. Außerdem sparst Du Dir den monatlichen Papierkram, weil Du Deinen Mitarbeitern alles online zur Verfügung stellst, sodass sie sich ihre Lohnabrechnung einfach selbst herunterladen können.
Es werden automatisch Berichte und Statistiken zu Krankheitstagen, Lohnentwicklungen etc. erstellt, sodass Du auf Basis Deiner eigenen belastbaren Daten wichtige Zusammenhänge aufgezeigt bekommst, die Dir gerade im Bereich Personal helfen Entscheidungen zu treffen, negative Tendenzen frühzeitig zu erkennen oder Fehlentwicklungen entgegenzusteuern. Gleichzeitig werden Dir auch die Daten zu Verfügung gestellt, die Du digital an Deine Bank weiterleitest, sodass automatisch die Gehälter Deiner Mitarbeiter überwiesen werden können - ohne Papier, ohne hin und her, direkt mit Anbindung an die Bank.
Noch einmal zusammengefasst, worum geht es: Du hast einen wichtigen, unbedingt notwendigen Prozess in Deinem Unternehmen, der Dir hohen Aufwand verursacht und Dich deshalb wertvolle Zeit und viel Geld kostet. Ich kenne zahlreiche Tools, Tipps und Tricks wie Du diesen Aufwand auf ein Minimum reduzieren kannst.
