Wenn wir über die Digitalisierung im eigenen Unternehmen sprechen, dann wandern die Gedanken bei meinen Kunden sowie Interessenten meistens direkt zu Themen wie Kundendaten, Vertrags- und Dokumentenverwaltung, Schadenmeldung und -bearbeitung. Was dabei immer vernachlässigt wird sind die ganz grundlegenden betriebswirtschaftlichen Prozesse eines Unternehmens, beispielsweise die Finanzbuchhaltung und Liquiditätsplanung
Ich will ganz offen mit dir sein, wenn die Buchhaltung bei Dir im Unternehmen noch mit Excel-Tabellen, Papier-Belegen und unendlichen Ordnern im Aktenschrank abläuft, dann hast Du bereits den Anschluss verpasst.
Erfolgreiche, moderne Unternehmen, egal ob Start-up oder Milliarden-Konzern, arbeiten nicht mit Papier in der eigenen Buchhaltung. Das ist eine Tatsache aus der du dich nicht herausreden kannst. Und der absolute Knaller: Die eigene Finanzbuchhaltung zu digitalisieren, ist eine der einfacheren und weniger kostenintensiven Investitionen in die Zukunft deines Unternehmens.
Warum ist das Thema Buchhaltung so wichtig: Klar, zum einen, weil es gesetzlich vorgeschrieben ist. Viel wichtiger ist doch aber der Punkt, dass du durch eine saubere Buchhaltung genau weißt, wo dein Unternehmen steht, wie es sich entwickelt hat, wie es sich weiterentwickeln kann und wie es um deine Liquidität bestellt ist. Wenn du all diese Kennzahlen und Indikatoren nicht kennst, kannst du keine betriebswirtschaftlich soliden Entscheidungen für Dein Unternehmen treffen. Jedenfalls nicht ohne ein gewisses Risiko einzugehen.
Wenn du jetzt an abgefahrene Software und außerirdische Technik denkst, dann muss ich dich enttäuschen. Die Lösung heißt schlicht und einfach DATEV Unternehmen Online (DUO). Mehr brauchst du im ersten Schritt nicht, um deine Finanzbuchhaltung zu digitalisieren.
Mit Hilfe von DUO wirst du ganz schnell merken, wo es an Prozessen in deiner Buchhaltung mangelt, wo Prozesse optimiert werden sollten und welche Prozesse überhaupt nie dokumentiert wurden. Stell dir das Ganze vor, wie eine Inventur deiner Finanzbuchhaltung.
Bei der Buchhaltung geht es in erster Linie um Belege. Die musst du nicht sammeln, einkleben, einheften, versiegeln und Gott weiß, was du sonst noch alles machst. Mit DUO bist du gezwungen sofort alles zu digitalisieren und das überflüssige Papier zu schreddern. Gut für dein Business, gut für dich, gut für die Umwelt.
KI-gesteuerte Software in DUO liest die Belege ein bzw. die notwendigen Informationen wie Zahlungsweg, Fälligkeit, Rechnungsbetrag etc. aus. Über DUO verbindest du deine Finanzbuchhaltung mit deinen entsprechenden Unternehmenskonten und Banken. Du tätigst Überweisungen, falls nötig, direkt aus DUO heraus. Alle Informationen sind bereits durch die KI ausgefüllt. Du musst nur noch die Zahlung auslösen und durch dein TAN-Verfahren bestätigen.
DUO ist die Schnittstelle zwischen dir und deinem Steuerberater bzw. deinem Steuerbüro. Ihr nutzt eine gemeinsame Plattform. Das minimiert signifikant den administrativen und kommunikativen Aufwand. Du bekommst mit DUO jeden Monat deine aktuellen Unternehmenszahlen in digitaler Form, d.h. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Summen, Salden etc.
Mein Motto zur Liquiditätsplanung ist ganz einfach: Cash is king! Das ist gerade in so unsicheren Zeiten, in denen wir alle aktuell agieren müssen, besonders wichtig.
Ziel einer soliden Liquiditätsplanung ist es, immer genau zu wissen wie viel Geld Du hast.
Warum? Weil ein gut aufgestelltes Controlling Dir dabei hilft, besser zu wirtschaften. Du hast laufende Verpflichtungen, denen du nachkommen musst. Das sind deine Ausgaben. Auf der anderen Seite stehen deine Einnahmen, also wie viel Geld geht ein und steht dir beispielsweise für Investitionen zur Verfügung. Unterm Strich musst du immer darauf achten, dass du einen positiven Cashflow gewährleisten kannst.
Die Liquiditätsplanung hilft dir dabei deine Einnahmen und Ausgaben im Überblick zu behalten, sodass du negative Tendenzen rechtzeitig erkennst und diesen entgegen steuern kannst. Zum anderen hilft dir eine genaue Aufstellung deiner Unternehmensfinanzen natürlich auch bei der langfristigen Planung. Egal, ob du 6, 12 oder 24 Monate im voraus planst, Du brauchst immer eine aktuelle Liquiditätsplanung auf Basis derer du unternehmerische Entscheidungen treffen kannst.
Neben dem Controlling deines laufenden Geschäfts, geht es bei der Liquiditätssteuerung auch um geplante Investitionen in die Zukunft, beispielsweise in die Digitalisierung deines Unternehmens, in ein neues Kundenverwaltungsprogramm, moderne Technik oder auch die Investition in Humankapital, also das Einstellen neuer Mitarbeiter.
Praxisbeispiel
Nehmen wir an Du willst im Herbst zwei neue Mitarbeiter einstellen, dann musst du das in deiner Liquiditätsplanung berücksichtigen. Du musst also wissen: Kannst du dir zwei neue Mitarbeiter überhaupt leisten? Hast du genügend Cash, um sie eventuell Vorzufinanzieren? Je nachdem in welcher Position bzw. mit welchen Qualifikationen und Erfahrungen du einen neuen Mitarbeiter einstellst, kann es einige Wochen bis Monate dauern bis sich ein messbarer Beitrag am Umsatz einstellt und die Mitarbeiter anfangen sich finanziell selbst zu tragen.
Für die Darstellung deiner Liquiditätsplanung gibt es verschiedene Möglichkeiten je nachdem wie groß dein Unternehmen ist und wie strukturiert du dieses Thema angehen willst. Vieles lässt sich natürlich über Google und Excel-Tabellen darstellen.
Aus meiner Erfahrung macht es für die meisten Unternehmen schon ab 100.000 Euro Jahresumsatz mehr Sinn eine passende Software zu wählen, die einem nicht nur einen Überblick über die Ausgaben und Einnahmen gibt, sondern den Cashflow gleichzeitig analysiert und in Form von Reportings aufbereitet. Ein weiterer Vorteil einer Software für Liquiditätsplanung ist, dass dir der Cashflow in Echtzeit angezeigt wird. Zuverlässige Liquiditätsprognosen und Echtzeitüberwachung helfen dir dabei besser zu wirtschaften und sicherer in deinen Entscheidungen zu werden.
Das ganze funktioniert so, dass du deine Unternehmenskonten an die entsprechende Software anschließt. Du kannst Firmen konsolidieren, wenn du beispielsweise verschiedene Firmen führst. Danach werden jeden Tag die Bankumsätze abgerufen, automatisch nach einem gewissen Schema, das du selbst festlegst, ausgewertet und dann bekommst du die Daten in Echtzeit widergespiegelt.
Das bedeutet, du weißt wirklich tagesaktuell wie es um deine Liquidität steht, welche Positionen noch offen sind, wie sich dein Cashflow in den nächsten Tagen und Wochen entwickelt und kannst auch ins Detail gehen um Kosten wie z.B. Löhne, Miete etc. zu analysieren. So weißt du heute schon wie deine Liquidität beispielsweise am Anfang oder Ende eines Quartals aussieht. Das hilft dir dabei die bereits angesprochenen Szenarien besser zu durchdenken und Entscheidungen bzgl. Investitionen zu treffen.
Die Digitalisierung deiner Finanzbuchhaltung beinhaltet ein enormes Einsparungspotenzial - Zeit, Kosten, Kapazitäten etc. Und du siehst, dank datenbasierter Software, wie dein Unternehmen wächst, wie viel du einnimmst, wie sich die Kostenseite entwickelt und wie viel Investitionsvolumen dir zur Verfügung steht.
Beim Thema Liquidität geht es nicht nur darum die Ist-Situation darzustellen, sondern auch verschiedene Szenarien zu planen. Am Ende willst du ja schließlich dein Unternehmen weiterentwickeln. Und das geht nur mithilfe einer soliden Liquiditätsplanung und den richtigen Investitionen.
Eine sauber aufgebaute Liquiditätsplanung zeugt nicht nur von Professionalität sondern gibt dir natürlich auch Sicherheit, weil du entsprechend planen kannst und nicht in der Unsicherheit agierst.
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