Die Planung und Erfassung von Abwesenheiten gehört ebenfalls in den Bereich der Lohnabrechnung und sollte bei Dir als ganzheitlicher, digitaler Prozess ohne großen Abstimmungsaufwand laufen.
Die Klassiker sind natürlich Urlaub und Krankheit, aber auch Mutterschutz, Elternzeiten und Sabbaticals spielen bei der Abwesenheitsverwaltung eine Rolle. Warum machen wir das Ganze? Zum einen gibt es natürlich diverse Meldepflichten. Zum anderen wollen wir aber auch für uns eine Übersicht, wer wann im Büro bzw. Homeoffice ist.
Du kannst all diese Prozesse im Personalbereich über eine Softwarelösung darstellen, oder Du suchst Dir für den jeweiligen Teilbereich ein schlankes Online-Tool. Also wenn Du beispielsweise Deine Lohnbuchhaltung gut im Griff hast, keine Zeiterfassung machst und Dir aber die Verwaltung der Abwesenheiten Deiner Mitarbeiter Bauchschmerzen bereitet, dann kannst Du Dir auch nur dafür eine Lösung suchen.
Gerade wenn es um die Urlaubsplanung im Team geht, ist es doch logisch, dass Du Dir ein Online-Tool anschaffst, in dem Du, Deine Mitarbeiter und die Personalabteilung sehen, wer gerade im Urlaub ist. Über separate Benutzerprofile können Deine Mitarbeiter ihren Urlaub selbständig planen und eintragen, sie sehen tagesaktuell wie viele Urlaubstage ihnen noch bleiben und können sich im Team über diverse Kalenderfunktionen untereinander hinsichtlich Vertretungen abstimmen. Das entlastet nicht nur Dich sondern auch Deine Personalabteilung bzw. -verantwortlichen.
Gleichzeitig behältst Du mit Hilfe solcher Tools den Überblick und die Kontrolle. Wenn ein Mitarbeiter online einen Urlaubsantrag stellt, bekommst Du oder der/die direkte Vorgesetzte eine Benachrichtigung per E-Mail, sodass Du mit wenigen Klicks den Antrag freigeben kannst. Natürlich hast Du auch hier wieder über ein Dashboard alles im Blick und kannst Dir Berichte und Statistiken ausspielen lassen, um gegebenenfalls reagieren zu können.
Es spielt keine Rolle, ob Du einen, 10 oder 50 Mitarbeiter hast, eine Softwarelösung, mit der Du die Prozesse Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung digital abbilden und Teilprozesse automatisieren kannst, spart Dir Zeit und Geld.
Gerade bei kleineren und mittelständigen Maklerunternehmen gibt es oftmals keine Personalabteilung bzw. -verantwortlichen, d.h. diese ganzen Aufgaben zur Abstimmung, Freigabe, Kontrolle etc. fallen am Ende auf Dich als Geschäftsführer zurück. Aber diese Aufgaben haben keinen Hebel für Dein Unternehmen. Im Gegenteil: Sie sind nur Zeitfresser, die Du durch Automatisierung und Digitalisierung abschaffen kannst. Bei der Wahl des richtigen Tools für Dein Geschäftsmodell, der Implementierung und Umsetzung helfen Dir mein Team und ich gern.
Als Geschäftsführer/in, Führungskraft oder Unternehmer/in kennen wir eine Situation nur allzu gut: Mitarbeiter kommen mit einer Sache zu Dir und Du fragst Dich, warum haben sie das nicht selbst lösen können?
Dieser Moment ist für Dich der entscheidende Anlass, den dazugehörigen Prozess in Deinem Unternehmenshandbuch zu dokumentieren. Nur so können Deine Mitarbeiter zukünftig wissen, wie sie die Sache selbst erledigen sollen. Hier gibt es 2 Möglichkeiten.
Option 1
Du sagst Deinen Mitarbeitern, dass Du den Prozess direkt im Unternehmenshandbuch runterschreibst und sie in wenigen Minuten darauf zugreifen können. Wichtig: Du erledigst es sofort und schiebst es nicht auf die lange Bank.
Option 2
Du fragst Deine Mitarbeiter, wie sie die Sache angehen würden. Du animierst Deine Mitarbeiter also direkt sich selbst eine Lösung zu überlegen. Das ist übrigens auch meine Herangehensweise: Wenn ein/e Mitarbeiter/in mit einem Problem zu mir kommt, müssen sie auch immer eigene Lösungsvorschläge dabei haben. Wichtig: Wenn die Lösung/der Prozess gefunden und beschlossen wurde, muss es sofort dokumentiert werden.
Mit dieser kleinen Regel, die Du für Dich selbst festlegst, schaffst Du einen kleinen Hebel mit einer enorm großen Wirkung für Dein Business. Voraussetzung ist natürlich, dass Du ein digitales Unternehmenshandbuch hast. Hast Du nicht? Dann wird es Zeit, dass wir uns unterhalten!
