Etablierte Standards und Prozesse für Dein Büro

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Letzte Woche standen gleich zwei wichtige Termine auf dem Plan: Ziele festlegen mit meinen beiden Teams bei yannick.digital und Insurgo. Dabei ist mir wieder aufgefallen, wie wichtig es ist einen Ort bzw. ein Tool zu haben, in dem wir gemeinsam arbeiten können, Prozesse dokumentiert werden, Ideen festgehalten werden können etc.

Es erleichtert uns die Kommunikation untereinander, jeder weiß immer, wo er/sie nach Informationen suchen bzw. diese finden kann und sobald etwas unklar ist oder sich ein neuer Prozess ergibt, können wir diesen direkt für alle festhalten. Und nicht nur für meine bestehenden Mitarbeiter ist das unglaublich nützlich. Ich habe in den kommenden Wochen wieder Onboardings neuer Mitarbeiter und kann diese durch unsere Dokumentation entspannt angehen, weil ich nicht erst alles zusammensuchen muss, was für neue Mitarbeiter wichtig ist.

Warum brauchst Du ein Unternehmenshandbuch?

Wenn es um das Thema Unternehmenshandbuch geht, stoße ich immer wieder auf folgende Aussage: Ist wichtig, haben wir aber keine Zeit für. Oder: Haben wir angefangen, ist dann aber eingeschlafen. Du kennst das vielleicht. Punkt Nummer 1 wie Du dieses Problem angehen kannst, ist Dir immer wieder vor Augen zu führen, warum Du ein Unternehmenshandbuch brauchst:

  • Wissensmanagement
    Das Wissen, dass sich in Deinem Unternehmen ansammelt, soll auch dort bleiben und nicht stückchenweise verloren gehen jedes Mal wenn ein/eine Mitarbeiter/in sich entscheidet zu gehen.
  • Die bestmöglichen Prozesse festhalten
    Du willst nicht, dass die Dinge irgendwie erledigt werden, sondern nach dem einen, mehrfach erprobten Schema. Das geht nur, wenn Du diese Prozesse für Dich und Deine Mitarbeiter dokumentierst.
  • Überblick
    Ein gut laufendes Unternehmen muss wie eine Maschine oder Dein Auto regelmäßig in die Wartung. Dazu schaust Du Dir Deine Prozesse an. Um nicht jedes Mal wieder bei Null anzufangen, brauchst Du ein Unternehmenshandbuch, in dem Du alle relevanten Bereiche und Prozesse für die Inspektion findest.
  • Im Team miteinander arbeiten
    Du willst, dass Dein Team eigenverantwortlich und effizient arbeitet? Dann solltest Du die richtige Grundlage dafür schaffen: Einen Ort an dem alles Wissen gebündelt wird, auf den alle von überall zugreifen können und in dem es Spaß macht zu arbeiten.

Der letzte Punkt ist mir besonders wichtig. Es gibt unglaublich viele, sehr gute Anbieter für Online-Tools, um das Thema Unternehmenshandbuch nicht nur effizient und einfach zu gestalten, sondern auch zusätzlich schon allein bei der Nutzung jedes Mal den Mehrwert für Dich, Dein Team und das ganze Unternehmen zu verdeutlichen. Durch verschiedene Gestaltungs- und Interaktionsmöglichkeiten wird so ein Tool zu eurem virtuellen Meetingraum, in dem ihr gemeinsam alles Wichtige dokumentieren und zusammen arbeiten könnt.

Du kannst mit solchen Tools auch Deine eigene Zettelwirtschaft und das unsortierte Chaos in Deinem Backlog in den Griff bekommen. Du hast die Möglichkeit neben dem geteilten Bereich, in dem ihr als Team arbeitet, auch Deinen persönlichen, privaten Bereich zu nutzen, auf den nur Du Zugriff hast. Auch hier wieder: Alles an einem Ort, von überall darauf zugreifen können, Ideen einfach mit dem Team teilen etc.

3 Online-Tools, die ich Dir empfehlen kann

Solide Lösung für alle: Meisternote
Das Tool bietet Dir alle wichtigen Funktionen und lässt sich einfach bedienen.

Für Fortgeschrittene: notion
Dieses Tool bietet Dir eine Vielzahl an Funktionen, die über den Standard hinausgehen. Achtung: alles nur auf Englisch.

Für Microsoft-Fans: Loop
Microsoft hat ein eigenes Tool mit ähnlichen Funktionen angekündigt.

Am Ende kannst Du Dein Unternehmenshandbuch auch als geteilte Ablage über Google Drive organisieren. Oder Du hast noch eine ganz andere Idee, wie sich Dokumentation und die Zusammenarbeit im Team online darstellen lassen. Wichtig ist, dass Du es machst! Fang an Dein Unternehmenshandbuch aufzubauen, falls Du das noch nicht gemacht hast. Bleib dran und animiere Deine Mitarbeiter, euer Handbuch zu leben, in dem Du auch ihnen immer wieder den Nutzen und die Vorteile klar machst.

Vielleicht denkst Du auch gerade darüber nach, dass Du im Zuge dessen eigentlich auch Deine Prozesse ganzheitlich angehen solltest. Vielleicht hast Du Dir für 2022 vorgenommen, bestimmte Bereiche und Prozesse zu digitalisieren bzw. automatisieren. Dabei gilt es auf die Details zu achten und die richtigen Grundlagen zu schaffen. Genau das machen wir mit Dir zusammen. Also, melde Dich gern bei uns.

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