Zeiterfassung, rudimentäre Excelkenntnisse und keiner hat Spaß daran

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Wenn es um das Thema Lohnabrechnung geht, stehen die Teilbereiche Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung in unmittelbaren Zusammenhang dazu. Deshalb möchte ich beide Aspekte in einzelnen Blogposts näher beleuchten. 

Warum machen wir eigentlich Zeiterfassung und wofür ist sie relevant?

Dafür gibt es unterschiedliche Anlässe, zum Beispiel ist man bei einem Anstellungsverhältnis auf 450-Euro-Basis, die sogenannten Mini-Jobs, verpflichtet die Arbeitszeit zu dokumentieren. Allgemein findet die Zeiterfassung wieder häufiger Einzug in die Unternehmen, um den Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten zu behalten. Negative Tendenenzen nach unten oder ober, also beispielsweise übermäßig viele Überstunden, können durch die Zeiterfassung erkannt und behoben werden.

Der Blick in die Praxis zeigt, dass der Prozess der Zeiterfassung oftmals immer noch über Exceltabellen oder - noch schlimmer - auf Papier umgesetzt bzw. dargestellt wird. Ein klassisches Szenario, dass ich leider viel zu häufig sehe: Da werden mit rudimentären Excel-Kenntnissen Tabellen zusammengeschustert, die dann ausgedruckt und unterschrieben werden. Ich kann Dir versichern, so ein Prozess macht niemandem Spaß.

Das Schöne ist, dass es für die Zeiterfassung mittlerweile zahlreiche, wirklich einfache technische Lösungen und Tools gibt. Grundsätzlich gibt es bei allen Softwareanbietern zwei Arten der Vorgehensweise, die man grob unterscheiden kann.

Variante A

Man trägt nach Arbeitsende ein, wie viele Stunden man gearbeitet hat. Also wann ist man gestartet, wann hat man seine Pause(n) gemacht und wann hat man den Arbeitstag beendet.

Variante B

Die Zeiterfassung ist wie eine Art Stoppuhr, die den ganzen Tag mitläuft. Man startet zu Arbeitsbeginn die Aufzeichnung, zu den Pausen stoppt bzw. startet man die Aufzeichnung und zum Arbeitsende wird die Aufzeichnung dann final beendet.

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile

Deshalb musst Du immer individuell schauen, welche Lösung am besten zu Dir und Deinem Geschäftsmodell bzw. Deinen Mitarbeitern passt. Auch die Frage, wie ausführlich man die Zeiterfassung betreiben und dokumentieren will, spielt hier eine Rolle. Allgemein steht am Anfang immer die Entscheidung, ob man überhaupt eine Zeiterfassung braucht. Dabei entscheidend sind bestimmte rechtliche und/oder betriebliche Faktoren. Wenn in beiden Bereichen keine Gründe dafür vorliegen, dann ist es empfehlenswert sich einmal die eigene Unternehmenskultur unter dem Aspekt der Zeiterfassung anzuschauen. Also beispielsweise das Thema Freiheit vs. Kontrolle, wie kommt das bei den Kollegen an etc.

Am Ende geht es darum, dass bei der Zeiterfassung, genau wie bei der Lohnabrechnung, Papier und Excel-Tabellen ausgedient haben. Du willst eine Softwarelösung mit der Deine Mitarbeiter unkompliziert ihre Arbeitszeiten erfassen können, Du den Überblick durch Berichte und Statistiken behältst und Du im Idealfall nur einmal im Monat durch ein paar einfache Klicks die Zeiten freigibst. Das alles geht digital und automatisch, ohne großen Aufwand und hohe Kosten.

Ich kenne zahlreiche Tools, Tipps und Tricks wie Du die Zeiterfassung in Deinem Unternehmen auf ein zukunftsfähiges und nachhaltiges Niveau bringst. Gemeinsam schauen wir uns den gesamten Geschäftsprozess an, identifizieren die Schwachstellen und optimieren die technische Basis für ein allgemein besseres Zusammenspiel aller Prozesse, Schnittstellen etc. in Deinem Unternehmen.

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